کتاب همه جوره گوش کن! نحوه کار مذاکره

ترجمه : دکتر مهدی نشاط*****

 

یکی ازمهمترین مهارتهای یک مدیر بر قراری ارتباطات موثر در سازمان می باشد.امروزه سازمانها علی رغم پیشرفت سریع در تکنولوژی و افزایش شدت جریان انتقال اطلاعات از ماشین به انسان، از تبادل اطلاعات در میان نیروی انسانی بی نیاز نیستند.
انتقال صحیح اطلاعات ورسیدن به درک ومفهوم مشترک از یک پیام فرآیند انجام کارها را تسهیل نموده و جریان امور را به سمت رسیدن به اهداف سازمانی هدایت خواهدکرد. مدیر سازمان به دلیل ویژگی هایی که در اصول مدیریت وجود دارد برای انجام وظایف خود در راستای برنامه ریزی، کنترل، هدایت ورهبری نیاز به دریافت اطلاعات و انتقال پیام ذهنی خود مخاطبین تحت کنترل را دارد.
توانایی برقراری ارتباط و ایجاد مناسبات اجتماعی از جمله مهم ترین مهارت هاست. همه ما در هر پست و منزلت شغلی، مطمئناً با افراد زیادی رو به رو هستیم که شاید نیمی از زمان حضورمان در اجتماع به آن ها اختصاص دارد ومهم ترین پل ارتباطی میان ما از طریق گوشدادن صورت می گیرد ولی ارتباط موثراز طریق گوش دادن چگونه حاصل خواهد شد؟ در این کتاب ضمن بررسی فرآیند ارتباطات و نحوه انتقال پیام به مهارت گوش کردن موثر و موانع عدم دریافت صحیح پیام از طریق گوش کردن پرداخته شود. یکی از سخت‌ترین کارها در یادگیری یک مهارت، مطالعه و تمرین در مهارتی است که قبلاً بارها در مورد آن شنیده‌ایم و درباره‌اش بحث شده است. یکی از بهترین نمونه‌ها در این زمینه، گوش دادن فعال است که گاهی هم تحت عنوان گوش دادن موثر از آن یاد می‌شود اگر چه این دو اصطلاح، تفاوت‌هایی جزئی هم با هم دارند. هر کس در ساده‌ترین کارگاه یا دوره آموزشی مهارت ارتباطی یامهارت ارائه شرکت کند، حتماً نکات متعددی را در زمینه‌ی گوش دادن شنیده است.
مثلاً احتمالاً برای او در مورد تفاوت شنیدن و گوش دادن صحبت کرده‌اند و توضیح داده‌اند که  شنیدن، یک بحث کاملاً‌ فیزیولوژیک است  و صرفاً به معنای فعال شدن سنسورهای شنوایی ما در اثر امواج صوتی است. سپس توضیح داده‌اند که گوش دادن یک مهارت شناختی است و عملاً یک فعالیت ذهنی و تحلیلی محسوب می‌شود.
حتماً این را هم توضیح داده‌اند که حرف‌های زیادی را می‌شنویم اما به حرف‌های کمی گوش می‌دهیم.
شاید هم توصیه کرده باشند که وقتی طرف مقابل صحبت می‌کند، ارتباط چشمی را حفظ کنید و گاهی هم به نشانه‌ی تایید، سر خود را تکان دهید. شاید این توصیه را بتوان یکی از مهم‌ترین توصیه‌های مربوط به گوش دادن موثر دانست. ما معمولاً احساس می‌کنیم که در گفتگو یا مذاکره یا هر نوع ارتباط با دیگران، اگر بعد از صحبت آن ها سکوت کنیم و کمی فکر کنیم و سپس پاسخ دهیم، فردی ضعیف یا مذاکره‌کننده‌ای ضعیف یا دوستی غیرهمراه محسوب می‌شویم. در حالی که اتفاقاً چنین نیست، وقتی بعد از صحبت طرف مقابل کمی سکوت می‌کنیم و سپس حرف می‌زنیم، او احساس می‌کند که حرف ارزشمندتری زده و حرفش برای ما هم مهم‌ بوده و ما هم روی حرف او فکر کرده‌ایم. همچنین، پس از پایان گفتگو، کسی به خاطر نمی‌‌آورد که ما بعد از حرف‌های او، چقدر سکوت کرده‌ایم و سپس پاسخ داده‌ایم. تنها پاسخ‌های ماست که در ذهن مخاطب باقی می‌ماند.
سوال پرسیدن، بخش مهمی از مهارت گوش دادن است. بخشی از مهارت گوش دادن فعالانه، وابسته به مهارت سوال پرسیدن شما است. معمولاً با هر چند کلمه سوالی که می‌پرسید، اگر دقیق و هوشمندانه بپرسید، می‌توانید چند ده یا چند صد کلمه بشنوید. سوال پرسیدن، هم این اطمینان را به طرف مقابل می‌دهد که به حرف‌هایش گوش می‌دهید و هم باعث می‌شود خودتان دقت و تمرکز بیشتری داشته باشید. ضمناً فراموش نکنید که وقتی را که طرف مقابل صرف پاسخ دادن به پرسش شما می‌کند، عملاً در خدمت شماست.
بنابراین،‌ هرگز به فرصتی که در اختیار دیگران قرار می‌دهید تا به سوالات شما پاسخ دهند، حس بد نداشته باشید.
گوش دادن در جلسات کاری و در کلاس و سمینار، به کمک یادداشت برداری می‌تواند اثربخش‌تر هم باشد.
به همین علت، معمولاً یادداشت برداری را به عنوان یکی از تکنیک های گوش دادن فعال مطرح می‌کنند.
تنها دو نکته‌ی واضح و البته مهم وجود دارد که خوب است به آنها توجه داشته باشیم. یادداشت برداری، یک نقطه‌ی بهینه دارد.گاهی اوقات، یادداشت برداری شبیه دیکته نویسی می‌شود و ما حتی یک لحظه هم به طرف مقابل نگاه نمی‌کنیم. این وضعیت، شکل دیگری از بی‌توجهی است و می‌تواند کیفیت جلسه و گفتگو را کاهش دهد. نکته‌ی دیگر اینکه یادداشت برداری همیشه برای به خاطر سپردن نیست. گاهی برای این است که به طرف مقابل نشان بدهیم به حرف‌هایش اهمیت می‌دهیم. به همین علت، شاید لازم باشد در جلسات مذاکره تجاری، حتی در صورتی که معتقدید حرف‌ها و خواسته‌های طرف مقابل در ذهن‌تان باقی می‌ماند، آنها را یادداشت کنید تا احساس بهتری در ذهن او ایجاد شود.
در پایان از خانواده ام که همیشه پشتیبانم بوده اند و از دوستان خوبم در هلدینگ سفیر کمال تشکر را دارم که من را در خلق این اثر یاری نموده اند.

  جهت ارسال پیام در واتس آپ بر روی آیکون واتس آپ کلیک نمایید
مهدی نشاط